Toimittajien arviointi tapahtuu hankintaprosessissa tarjouspyynnössä tarjoajille asetettujen soveltuvuusvaatimusten kautta.
Tarjoajille voidaan asettaa soveltuvuuteen liittyviä vaatimuksia, joiden avulla varmistetaan, että yritys on kelpoinen suorittamaan hankinnan kohteen ja samalla varmistutaan, että yritys ei ole laiminlyönyt yhteiskunnallisia velvoitteitaan (verot, sosiaaliturvamaksut, eläkemaksut ym.) eikä yritys tai sen johtavassa asemassa oleva henkilö ole syyllistynyt erikseen rikoslaissa säädettyyn rangaistavaan tekoon.
Hankintalain (1397/2016) 87 §:n mukaan hankintayksikön on EU-hankinnoissa vaadittava yhteistä eurooppalaista hankinta-asiakirjaa (ESPD) alustavana näyttönä tarjoajan soveltuvuusvaatimusten täyttymisestä.
Ennen hankintasopimuksen tekemistä hankintayksikön on hankintalain (1397/2016) 88 §:n mukaisesti vaadittava valittua tarjoajaa toimittamaan ajantasaiset todistukset ja selvitykset sen tutkimiseksi, koskevatko sitä laissa tarkoitetut poissulkuperusteet ja täyttyvätkö hankintayksikön asettamat soveltuvuusvaatimukset.
Uusien toimittajien arviointi ympäristö- ja sosiaalisen vastuun kriteereillä
Hankinnoissa käytettävät ympäristövastuun kriteerit pohjautuivat HUSin ympäristöohjelmaan sekä vastuullisten hankintojen oppaassa julkaistuihin tuoteryhmäkohtaisiin ohjeisiin. Useissa tarjouspyynnöissä kartoitettiin tuotteiden sisältämää PVC-muovia, ja osassa tarjouspyynnöissä pakottavana vaatimuksena oli, että tuote ei sisällä PVC:tä tai muita halogeenisia muoveja. Myös muovimerkintää ja ohjeita tuotteen kierrättämiseen edellytettiin yleisesti. Joissain tarjouspyynnöissä käytettiin ympäristömerkkejä pakottavana vaatimuksena, kuten esimerkiksi FSC/PEFC tai tyypin 1 ympäristömerkki (Joutsen-merkki ja EU-ympäristömerkki). Lisäksi uusissa kuljetuspalvelusopimuksissa edellytettiin muun muassa päästöraportointia.
Vuonna 2021 julkaistuissa tarjouspyynnöissä vaadittiin tieto tuotteiden valmistusmaasta ja myös, että tuotteiden tulee olla jäljitettävissä. Useissa tarjouspyynnöissä vaadittiin myös sitoutumista HUS Logistiikan Code of Conduct -sopimusehtoihin eli vastuullisuuden vähimmäisvaatimuksiin. Joissain tarjouspyynnössä vaadittiin myös tarkka valmistuspaikka ja kolmannen osapuolen sertifioima auditointiraportti kyseisestä tuotantolaitoksesta. Lisäksi useissa tarviketarjouspyynnöissä toimittajilta vaadittiin selvitys vastuullisuuspolitiikasta ja siitä, miten toiminnassa on huomioitu sosiaalinen vastuu, alihankkijoiden auditoinnit ja toiminnan kehittäminen. Edellä mainittujen vaatimusten lisäksi teimme omaa kategoriakohtaista riskienarviota ja asetimme sosiaalisen vastuun arviointiin lisää vaatimuksia niissä tuoteryhmissä, joissa markkinakartoituksen perusteella tuotteiden alkuperä oli BSCI-luokituksen riskimaissa.
Useissa lääkintälaitteiden kilpailutuksissa huomioitiin lääkintälaitteiden kokonaiselinkaarikustannukset yhdessä lääkintätekniikan asiantuntijoiden kanssa. Tällöin kokonaisvertailuhinta muodostui laitteen hankintahinnasta ja tarjouspyynnössä laitteelle erikseen määritellyn ajanjakson elinkaarikustannuksista. Lähes kaikissa lääkintälaitekilpailutuksia toimittajilta vaadittiin selvitys käyttämistään laatujärjestelmistä.