Huippuesimies nostaa esiin tiiminsä osaamisen

HUS Logistiikan taloushallinto valittiin vuoden 2019 huippuyksiköksi ja tiimin vetäjä, palveluesimies Heli Vartiainen huippuesimieheksi. 

Vartiainen on työskennellyt HUSissa lähes 20 vuotta. Hän kuvailee itseään ajautujaksi, joka on päätynyt erilaisiin työtehtäviin enemmän eteen auenneiden mahdollisuuksien kuin tiukan urasuunnittelun kautta. Alun perin Vartiainen tuli Peijaksen sairaalaan toimistosihteeriksi 18-vuotiaana. Paria vuotta myöhemmin tie vei silloiseen Materiaalikeskukseen laskunkäsittelyyn.

”Kun tulin HUSiin, sanottiin, että kun kerran tänne tulet, niin pois et lähde. Se on pitänyt paikkansa. HUS on ollut luotettava työnantaja”, Vartiainen sanoo.

Koulutukseltaan Vartiainen on ylioppilasdatanomi ja opinnot ammattikorkeassa ovat kesken. Työn ohessa hän on suorittanut johdon erikoisammattitutkinnon sekä HUSin esimiesvalmennuskurssit. Paljon hän on kuitenkin oppinut työn kautta. 

”Olen aina ollut utelias ja innokas oppimaan uutta. Kannustan myös tiimiäni kouluttautumaan ja pitämään osaamisen ajan tasalla”, Vartiainen sanoo.

Esimieheksi Vartiainen päätyi kolmisen vuotta sitten, kun hänen silloinen esimiehensä siirtyi toisiin tehtäviin. Vartiainen kokee, että esimiestyössä on paljon hyötyä siitä, että on itse lähtenyt niin sanotusti pohjalta. Omien alaisten työ on tuttua, kun siihen on omakohtainen kosketuspinta. Samaan hengenvetoon hän kuitenkin muistuttaa, että nykyään tiimiläiset ovat monessa asiassa todellisia asiantuntijoita eikä Vartiainen epäröi kysyä heiltä taloushallinnon uudistuksista.

Työtehtävien vaihtelu pitää yllä mielenkiintoa

Vartiaisen tiimiin kuuluu 13 taloussihteeriä, jotka työskentelevät työpareina. Tämä tarkoittaa sitä, että tietyn kokonaisuuden parissa työskentelee aina vähintään kaksi ihmistä. Näin tieto ei katoa. 

”Samalla se tukee henkistä hyvinvointia, kun vaikeaa asiaa ei joudu miettimään yksin. Aina on toinen, jolle voi puhua.”

Kaikki taloussihteerit käsittelevät laskuja, mutta kukin voi erikoistua tietynlaisiin laskuihin. Tämä mahdollistaa oman osaamisen kehittämisen ja mielenkiinnon säilymisen. Työtehtäviä voi myös vaihtaa päivän aikana niin, että aamupäivällä käsittelee esimerkiksi vaikeampia laskuja ja iltapäivällä helpompia peruslaskuja. Vartiainen käy jokaisen tiimiläisen kiinnostuksen kohteet läpi vuotuisissa kehityskeskusteluissa.

Vaihtelua työhön tuo tulevaisuudessa myös työkierto HUS Logistiikan asiakaspalvelun kanssa. Taloushallinnon ja asiakaspalvelun työntekijät opettelevat toistensa töitä, jolloin toisen toiminnon ruuhkautuessa apua löytyy läheltä. Työkierron piti alkaa jo viime keväänä, mutta koronavirusepidemian vuoksi aloitus siirtyi tähän syksyyn.

Tiimin työn tehostamiseksi HUS Logistiikan taloushallinnossa on aloitettu myös robotiikkahanke, jossa robotti voisi käsitellä helpot laskut. Määrittelyt on jo tehty ja robotti pääsee vauhtiin toivottavasti tämän vuoden puolella.

”Robotiikan avulla ihmisten resursseja vapautuisi selvitystyöhön ja kehittämiseen. Nyt kehittäminen pysähtyy aina hetkittäin, kun taloushallinnossa on kiire”, Vartiainen kertoo robotiikkahankkeen hyödyistä.

Hyvään työilmapiiriin panostetaan paljon

Talous ja matematiikka ovat kiinnostaneet Vartiaista aina. Erityisen kiehtovaa niissä on tietty selkeys, vaikka taloushallinnon ja laskutuksen tehtävät voivat nykypäivänä olla hyvinkin monimutkaisia. Vartiainen vakuuttaa, että taloushallinnossa ei ole yhtään tylsää päivää, vaan koko ajan tapahtuu jotain ja uusia asioita oppii jatkuvasti. Etenkin asiakkailta tulevat kysymykset haastavat omaa osaamista ja pakottavat selvittämään vastauksia.

Laskutuksen on toimittava täsmällisesti, joten taloushallinnossa on tarkat työohjeet kaikesta. Jokainen käsittelee laskut täysin samalla tavalla. Tämä on Vartiaisen mielestä hyvä asia monessakin mielessä.

”Tarkat työohjeet vapauttavat ajattelua ja syntyy kehittämisideoita. Olemme erittäin kehittämismyönteinen yksikkö ja uskallamme kokeilla. Aina voi palata takaisin, jos joku ei toimi.”

Taloushallinnon tiimi on hyödyntänyt lean-ajattelua jo useita vuosia. Päivittäisjohtamisen palavereissa käydään läpi ideoita ja ne kirjataan sähköiselle ideataululle. Ideoille nimetään tiimi, joka miettii asiaa eteenpäin ja esittelee sen sitten muille.

”Tiimimme on hyvin avoin. Jokainen uskaltaa kysyä keneltä tahansa ja panostamme paljon hyvään työilmapiiriin. Avoin keskustelu on meidän vahvuutemme.”

Tämän allekirjoittavat myös Vartiaisen alaiset.

”Meillä kaikilla on mahdollisuus vaikuttaa ja saada äänemme kuuluviin. Ketään ei jätetä ulkopuolelle, tyhmiä saa kysyä ja apua on lupa pyytää”, taloussihteeri Riikka Villanen sanoo

Suurimmaksi onnistumisekseen esimiehenä Vartiainen nostaakin tiiminsä toiminnan ja hyvän yhteishengen.

”Tiimini toimii itsenäisesti eikä mikään pysähdy, vaikka olisin itse poissa. Ihmiset ovat itseohjautuvia ja suurin osa on työskennellyt tässä tiimissä pitkään, joten he tietävät oikeasti, mitä tekevät”, Vartiainen kehuu.

Avoimuus ja hyvä työilmapiiri ovat tiimin vahvuuksia myös taloussihteerien Riikka Villasen, Hanne Nykäsen ja Jutta Alastalon mielestä. Luottamus toisiin on vahva ja nauru kuuluu lähes jokaiseen työpäivään.

”Meillä on loistava yhteishenki ja kaikki auttavat toisiaan. Olemme olleet onnekkaita, sillä olemme saaneet tiimiimme lähes poikkeuksetta samanhenkisiä ihmisiä. Hyvästä ilmapiiristä ja yhteishengestä kertoo sekin, että tapaamme säännöllisesti myös vapaa-ajalla”, Nykänen kertoo.

Kannustava esimies

Yksi huippuesimiehen kriteereistä on HUSin arvojen näkyminen esimiestyössä. Arvoja on käyty läpi tiimin sisällä, esimiesten välisissä keskusteluissa sekä kehityskeskusteluissa jokaisen kanssa henkilökohtaisesti. Kaikki ovat miettineet, mitä arvot merkitsevät juuri itselle.

Nykyiset arvot, kohtaaminen, edelläkävijyys ja yhdenvertaisuus, ovat Vartiaisen mielestä niin läheiset, että ne näkyvät jokapäiväisessä työssä luonnostaan.

”Haluamme olla edelläkävijöitä, kehittää työtämme ja kokeilla rohkeasti. Tiimissäni kaikkia kohdellaan yhdenvertaisesti, mutta yhdenvertainen kohtelu ulottuu myös muihin tiimeihin. Arvostamme muiden työtä samalla tavalla kuin omaamme”, Vartiainen sanoo.

Vartiainen kuvailee itseään valmentavaksi johtajaksi, joka kehuu ja kannustaa alaisiaan. Hän uskoo olevansa myös helposti lähestyttävä, jota voi aina nykäistä hihasta. 

”Heli on innostava ja optimistinen. Hän tartuttaa hyvää mieltä sekä uskoa kykyihin ja onnistumiseen myös muihin. Helillä on myös halua kehittyä esimiehenä ja toteuttaa oppimiaan asioita johtamisessa”, Vartiaisen jo Peijaksen ajoilta tunteva Villanen sanoo.

”Heli on johtajana äärimmäisen reilu, kannustava, huomioonottava, mutta samalla myös johdonmukainen”, tiimin uusin työntekijä, reilu vuosi sitten aloittanut Alastalo jatkaa.

Paljon hyvästä työyhteisöstä kertoo se, että Vartiaisen tiimissä ei ole juuri lainkaan vaihtuvuutta. Muutamia uusia ihmisiä on tullut uusien vakanssien myötä, mutta käytännössä tiimistä on lähdetty vain eläkkeelle.

”Olen etuoikeutettu, kun minulla on tällainen tiimi. Arvostamme toisiamme. Annan paljon palautetta ja haluan nostaa esiin huippuosaajiani. Tämä on arvokasta työtä”, Vartiainen sanoo.

Etätyö tuttua jo ennen koronaa

HUS Logistiikan taloushallinto on työskennellyt etänä koko koronavirusepidemian ajan. Esimiestyöhön tämä on Vartiaisen mielestä vaikuttanut yllättävän vähän. Jokapäiväiset päivittäisjohtamisen palaverit ja tiivis yhteydenpito ovat säilyttäneet tuntuman alaisten työhön ja hyvinvointiin. Osaltaan esimiestyötä on helpottanut se, että taloushallinnossa on tehty paljon etätöitä aiemminkin. 

”Kotona työrauha on parempi, kun kukaan ei keskeytä jatkuvasti. Moni tekee mieluummin etätöitä. Meillä ei ole edes omia työpisteitä, vaan toimistolla olleessa istumme siellä, missä on vapaata”, Vartiainen kertoo.

Esimiestyössä haastavimpana Vartiainen on kokenut hallinnolliset henkilöstöasiat. Oma kokemus esimerkiksi siitä, miten on toimittava, kun joku jää eläkkeelle, on vielä vähäistä. Onneksi apua saa aina omalta esimieheltä tai muilta esimiehiltä.

Toinen, varmasti lähes jokaista esimiestä vaivaava haaste, on ajankäyttö. Vartiainen toivoo, että hän ehtisi olla enemmän läsnä henkilöstölle. Ratkaisuksi hän on varannut kalenteristaan lyhyitä kymmenen minuutin aikoja, jolloin alaiset voivat tulla keskustelemaan.

”Olen myös hyvä delegoimaan. Luotan tiimiini ja tiedän, että he hoitavat asiat. Tuen heitä, mutta minun ei tarvitse olla mikään päällepäsmäri. Autan ongelmatilanteissa, mutta en ole asiantuntija kaikessa.”

Teksti: Suvi Huttunen
Kuvat: Matti Snellman

Husari 5/2020